Národní repozitář pro výzkumná data

Tento návod se vztahuje ke službě Národního repozitáře (dále NR) pro ukládání a řízené zveřejňování výzkumných dat. NR je služba poskytovaná vědeckým a výzkumným komunitám v České republice. NR slouží pro ukládání výzkumných dat (dále jen dat) generovaných výše uvedenými komunitami. NR je provozován v rámci budování národní repozitářové platformy. Virtuální organizaci pro přístup uživatelů a komunitu v rámci repozitáře (tedy v současnosti kontrolu ukládaných záznamů) spravuje Národní technická knihovna.

Repozitář slouží jako catch-all a v současnosti podporuje pouze plně otevřená data. Předáním datového záznamu ke schválení berete na vědomí, že záznam bude kurátorem zveřejněn (pokud záznam není určen ke zveřejnění, nepředávejte jej ke schválení). Podrobnější řízení přístupu k datům bude k dispozici v dalších verzích, a zejména v repozitářích pro odborné komunity.

Základní funkcionalitou NR je ukládání a řízené zveřejňování datových sad. Proces spočívá ve vytvoření metadatového záznamu, který popisuje datovou sadu, a připojení jednotlivých souborů, které tvoří vlastní datovou sadu. Každý veřejný záznam může být na požádání opatřen persistentním identifikátorem DOI. Je také možné vytvářet vazby mezi daty a na jejich základě publikovanými články, a to s využitím DOI přiděleného těmto článkům.

Pro využívání služby pokračujte do sekce Registrace ke službě NR, kde najdete informace k vytvoření účtu.

Pro přístup ke službě NR je nezbytné stát se členem tzv. virtuální organizace VO_nr.

VO_nr je virtuální organizační jednotkou v prostředí systému pro správu uživatelů (Perun) a slouží k řízení přístupu uživatelů k jednotlivým zdrojům, v tomto případě NR.

1. Pro podání žádosti o členství ve VO_nr vyplňte tuto přihlášku.

2. Dostanete zprávu mailem, že vaše přihláška byla schválena. Poté se můžete přihlásit do repozitáře a zakládat nové záznamy.

Po přihlášení do rozhraní NR můžete rovnou vytvářet nové záznamy přes tlačítko „NAHRÁT“ vpravo nahoře vedle vašeho uživatelského účtu.

Zadáním dotazu do vyhledávacího okna či kliknutím na „Procházet všechny záznamy“ můžete zobrazit již hotové zveřejněné záznamy.

Níže následuje bodový popis akcí pro vytvoření nového záznamu.

1. Přihlašte se do repozitáře pomocí identity z vaší instituce (případně jiné identity, kterou k ní máte připojenou).

2. Klikněte na políčko NAHRÁT v pravém horním rohu obrazovky.

3. Vyplňte zobrazený formulář:

• Formulář je rozdělený do několika sekcí, mezi kterými lze volně přecházet.
• Pole označená hvězdičkou jsou povinná, bez nich záznam nelze uložit ani jako rozpracovaný. Případné nedostatky se před uložením zvýrazní červeně.
• V řadě polí musíte vybrat vhodný údaj z připraveného slovníku. V případě, že nenajdete potřebný výraz, kontaktujte uživatelskou podporu. Uveďte, o jaký slovník se jedná a jaký termín/y Vám ve slovníku chybí.
• Specifika některých polí jsou uvedena v samostatné sekci Nápověda a doporučení k formuláři.
• Nastavení přístupů k souborům koncovými (anonymními) uživateli se řídí polem „Datum zveřejnění“ v sekci „Datace“. Detaily naleznete v části Řízení přístupů.

4. Pokud máte vyplněná povinná pole a systém nehlásí chyby, uložte rozpracovaný záznam. Nedostatky jsou vyznačeny červeně.

5. Přiložte soubor/y.

• Formáty souborů nejsou omezeny.
• Velikost datasetu je omezena na 500 GB.
• K souborům lze přidávat veřejnou poznámku - ikona tužky pod souborem.

6. Dokončete ukládání souborů kliknutím na zelené políčko „Nahrát soubor“.

7. Po dokončení můžete přejít na detail záznamu a záznam si překontrolovat.

• Modře zbarvené údaje jsou proklikatelné a můžete si pomocí nich zobrazit jiné záznamy se stejnými hodnotami.
• V levém sloupci najdete informaci o stavu záznamu, zda je rozpracovaný, odeslaný ke schválení kurátorovi, schválený nebo už zveřejněný.
• Vpravo v modrém sloupci najdete všechny akce, které momentálně můžete se záznamem provést. Seznam akcí se mění podle stavu záznamu.
• Pro pokročilé uživatele a případně strojové zpracování slouží volba „Zobrazit metadata záznamu“, která zobrazí celý záznam ve formátu JSON.

8. Dokud neodešlete záznam ke schválení, můžete se přes akci editace vracet do záznamu a opravovat veškeré údaje i přikládat nebo mazat soubory.

• Při přidávání souboru nezapomeňte opět dokončit upload souboru kliknutím na políčko „Nahrát soubor“.
• Po dokončení úprav nezapomeňte záznam znovu uložit.

9. V případě, že se k datům váže článek, který má perzistentní identifikátor DOI, tak můžete informace o článku připojit k právě vytvářenému záznamu.

• V současnosti nelze přiřazovat jiné typy dokumentů.
• Postup připojení údajů o článku je následující:
  • Vyberte akci „Připojit článek“.
  • Zadejte DOI ve formě čísla, nikoliv URL, např. 10.1108/nlw-09-2015-0068.
  • Ukáže se Vám náhled údajů o článku, které se uloží k záznamu. Zkontrolujte, zda je to skutečně článek, který jste chtěli připojit.
  • Akci potvrdíte kliknutím na „Vytvořit článek“.

10. Až budete považovat záznam i soubory za finální, můžete odeslat záznam ke schválení.

• Během tohoto kroku můžete zažádat o přidělení persistentního identifikátoru DOI, viz sekce Žádost o DOI.

11. Kurátoři repozitáře záznam buď schválí, nebo ho vrátí k doplnění/opravě.

• Pokyny k úpravám budou chodit e-mailem.

12. Dokončený veřejný záznam

• Pokud jste zažádali, má přidělený identifikátor DOI.
• Metadata (popisné údaje) jsou vždy viditelná pro všechny, možnost otevření souboru/ů se řídí nastavením přístupu ve formuláři (sekce datace → pole datum zveřejnění).
• Příklad veřejného záznamu s minimálním popisem: 10.48700/datst.qp2ry-nky92
• Příklad záznamu s odloženým zveřejněním (embargem) a detailním popisem: 10.48700/datst.7n287-zc761

Nápověda, jak určitá pole vyplnit, je součástí vkládacího formuláře. Zde najdete obecná doporučení a doporučení k určitým vybraným polím.

• U názvů a autorů je preferovaný zápis první písmeno velké, nikoliv kapitálky.
• Některá pole (abstrakt, metodologie…) podporují další formátování textu (tučné písmo, kruzíva apod.), doporučujeme ale používat minimalisticky.

• Licence. Umožňuje zveřejnit datovou sadu pod některou z veřejných licencí Creative Commons. Pokud jste svou datovou sadu zveřejnili už jinde pod určitou licencí, použijte zde stejnou. Přidělení licence důkladně zvažte, licence se později nedá odvolat ani měnit. Doporučujeme výběr druhu licence z nejnovějších verzí a to 3.0 Česko a 4.0 International.
• Autoři a Přispěvatelé. Jako autora či přispěvatele můžete zvolit fyzickou osobu či organizaci. Organizace vybíráte z připraveného slovníku. Autorů i přispěvatelů můžete vložit libovolný počet. U fyzických osob je nutné vyplnit pole afiliace, čili příslušnost autora k určité organizaci, můžete zvolit více afiliací. Identifikátory autorů nejsou povinné, ale doporučujeme je vyplňovat, zejména ORCID, Scopus AuthorID nebo ResearcherID.
• Klíčová slova. Pole není povinné, přesto doporučujeme klíčová slova vyplňovat kvůli snadnějšímu vyhledávání a detailnějšímu popisu datové sady. Ideální je zvolit 3 - 5 klíčových slov a doplnit ke každému českému výrazu překlad v angličtině (tlačítko plus u zápisu výrazu v češtině umožní zapsat překlad v dalším jazyce). Je samozřejmě možné zvolit překlad do jiného jazyka než angličtiny nebo překlad do více jazyků.
• Datum zveřejnění. Pokud byla vaše datová sada již publikována jinde, použijte datum prvního zveřejnění. Pokud pole nevyplníte, systém automaticky doplní datum zveřejnění záznamu. Můžete zadat rovněž datum budoucího zveřejnění (a tak uvalit na datovou sadu časové embargo). Tím pádem bude zveřejněn pouze záznam, soubor zůstane uzamčený, uživatelé ho nebudou moci otevřít. Soubor se odemkne až v den, který určíte.

Pro lepší pochopení řízení přístupů je potřeba znát existující stavy záznamů. Prvotní stav je „Rozpracovaný“, který záznam dostává automaticky při prvním uložení nového záznamu. V tomto stavu můžete záznam upravovat, přidávat či odebírat datové sady, připojit článek aj. V okamžiku, kdy považujete záznam za kompletní a přiložené soubory za finální, odesíláte záznam ke schválení. Po kliknutí na „Odeslat ke schválení“ (a případném požádání o DOI) se stav záznamu změní na „Čeká na schválení“. V tuto chvíli máte možnost pouze zobrazit metadata, ostatní akce nejsou dostupné. Záznam čeká na schválení kurátorem NR. Kurátor váš záznam zkontroluje, a pokud je v pořádku, tak jej schválí (stav „Schváleno“) a zveřejní (stav „Veřejný“). V případě, že v záznamu není něco v pořádku (špatně vyplněné pole, překlepy,…), může vám kurátor záznam vrátit zpět a požádat o úpravy. Stav záznamu se pak vrací opět na „Rozpracovaný“. Následně máte možnost ho upravovat, pokyny k úpravám vám budou chodit e-mailem, který jste použili pro registraci do NR.

Je možné pro veřejné záznamy nastavit dvě možnosti přístupu k přiloženým souborům koncovým (anonymním) uživatelům - buď jsou soubory okamžitě po zveřejnění záznamu dostupné komukoliv NEBO mohou být dostupné až po uplynutí jistého časového úseku, tzv. embarga. Tyto hodnoty se řídí vyplněním pole „Datum zveřejnění“ ve vkládacím formuláři v sekci datace.

• Pokud pole „Datum zveřejnění“ nevyplníte, systém automaticky doplní aktuální datum v okamžiku, kdy je záznam zveřejněn kurátorem. Ve stejný okamžik se zveřejní i soubory.
• Pokud uvedete datum v minulosti, protože byla datová sada uveřejněna jinde dříve, tak tato hodnota v metadatech zůstává a po zveřejnění záznamu jsou veřejné i soubory.
• Pokud do pole uvedete datum, které nastane v budoucnosti (časové embargo), záznam bude sice veřejný, ale soubory nikoliv. Avšak soubory zůstávají nadále viditelné pouze Vám jako autorovi záznamu a kurátorům repozitáře. Pro všechny ostatní se odemknou až po uplynutí Vámi stanoveného data.

Nastavené přístupy jsou pro rychlou orientaci vizualizovány třemi ikonami zámků, které naleznete jak v náhledech záznamů, tak v detailu záznamu, vždy vlevo vedle názvu záznamu, nebo v přímo vedle souboru v detailu záznamu.

Modrý zámek s avatarem = neveřejný záznam i soubor, vidí ho jen autor záznamu a kurátor celého repozitáře. Tento zámek doprovází záznam, dokud nedojde k jeho zveřejnění.

Zelený zámek = veřejný záznam, veřejný soubor dostupný všem.





Modrý zámek s hodinami = na soubory je zadané časové embargo. Soubory budou zpřístupněny až v den, který jste zadali do pole datum zveřejnění.

Rozpracovaný záznam můžete rovněž celý smazat. K tomu lze využít funkci Smazat rozpracovaný záznam, jedná se o nevratnou změnu.

Pokud máte zájem o přidělení trvalého identifikátoru DOI, můžete o něj zažádat ve chvíli, kdy odesíláte záznam ke schválení. V modrém sloupci seznamu akcí vyberete možnost Odeslat záznam ke schválení. V dalším kroku se vás systém zeptá, zda chcete přidělit DOI, zaškrtněte tedy příslušné políčko. V případě, že jste uvedli v záznamu více vydavatelů, budete požádáni o vybrání primárního. Žádost je vyřízena v okamžiku zveřejnění záznamu, DOI bude v záznamu uvedeno. V jiné fázi práce se záznamem NELZE o přidělení DOI zažádat.

Proces schvalování byl už zmíněn v předchozím popisu různých fází tvorby záznamu, pro přehlednost uvádíme ještě shrnutí.

Ve chvíli, kdy považujete svůj záznam za hotový, máte připojené potřebné soubory (datové sady), můžete záznam odeslat ke schválení. Při odesílání máte možnost zažádat o přidělení identifikátoru DOI, viz výše. Ve chvíli odeslání ztrácíte možnost do záznamu a souborů jakkoliv zasahovat.

Záznam poté zkontroluje kurátor repozitáře. Kontrolu chápeme jako část zpětné vazby, kontrola nám poví, jak jsou formulář a další práce se záznamem srozumitelné. Pokud je záznam v pořádku, kurátor ho schválí a povolí tak zveřejnění záznamu. Poté je záznam s údaji o datové sadě viditelný komukoliv. Soubory nemusí být nutně viditelné komukoliv. Pokud jste ve formuláři při vytváření záznamů zadali datum zveřejnění v budoucnu (časové embargo), - viz sekce datace, soubor bude nadále viditelný pouze Vám a kurátorům repozitáře. Veřejný bude po uplynutí doby embarga.

Pokud je třeba záznam upravit nebo je v něm nějaká chyba, kurátor Vám může záznam vrátit zpět k opravě. V takovém případě Vám přijde e-mail s poznámkami, co je třeba upravit, a u záznamu budete mít opět možnost editace, připojení článku atd. Po úpravě záznam opět odešlete ke schválení a záznam bude kurátorem zveřejněn.

Po zveřejnění záznamu nelze již údaje v záznamu opravovat nebo mazat. Pokud se stane, že po zveřejnění záznamu objevíte vážnou chybu nebo budete potřebovat připojit metadata o publikovaném článku, obraťte se na uživatelskou podporu, do předmětu uveďte „úprava veřejného záznamu“.

Uživatelská podpora bdí na emailové adrese support@narodni-repozitar.cz. Při zaslání dotazu bude založen tiket s vaším požadavkem, o čemž budete informováni průvodním emailem. V průvodním emailu bude uvedeno potvrzení, že váš email dorazil a začali jsme jej řešit.

Při komunikaci s uživatelskou podporou doporučujeme vždy uvádět specifické informace do předmětu, případně těla emailu.

• Pro dotazy k registraci uvádějte: „Žádost o přístup do NR“.

• Pro případ úpravy slovníku uvádějte klíčové slovo: „taxonomie“.

• Pro úpravu veřejného záznamu: „úprava veřejného záznamu“ + link na záznam.

• Pokud narazíte na jakoukoliv chybu, tak prosím do emailu uvádějte, kde přesně došlo k chybě + přiložte případný screeshot s chybou. Pro identifikaci problému prosíme rovněž o zaslání času, kdy k chybě došlo, a případně vaší IP adresy.